Entgelttransparenzrichtlinie 2026: Was sich für Ihr Recruiting ändert

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Ein Überblick

Am 6. Juni 2023 trat die EU-Richtlinie 2023/970 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit in Kraft — besser bekannt als Entgelttransparenzrichtlinie. Die EU-Mitgliedsstaaten haben bis zum 7. Juni 2026 Zeit, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland wird die Umsetzung das bestehende Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) von 2017 grundlegend erweitern.

Die Richtlinie betrifft alle Arbeitgeber in der EU — unabhängig von Größe oder Branche. Bestimmte Berichtspflichten gelten allerdings erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße. Für das Recruiting sind die Änderungen weitreichend: Gehaltsspannen in Stellenanzeigen werden zur Pflicht, die Frage nach dem bisherigen Gehalt wird verboten, und Kandidaten erhalten ein Auskunftsrecht über die Gehaltsstruktur der angebotenen Position.

Wichtig: Die Richtlinie muss bis Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Auch wenn das deutsche Gesetz noch nicht finalisiert ist, sollten Unternehmen jetzt mit der Vorbereitung beginnen — die Anforderungen sind klar.

Die wichtigsten Änderungen im Detail

Gehaltsspannen in Stellenanzeigen

Die wohl sichtbarste Änderung: Arbeitgeber müssen künftig in jeder Stellenanzeige die Gehaltsspanne oder das Einstiegsgehalt angeben. Diese Information muss vor dem Vorstellungsgespräch zur Verfügung stehen — also bereits in der Ausschreibung selbst, nicht erst auf Nachfrage. Die Gehaltsspanne muss auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien basieren und realistisch sein. Eine Spanne von 30.000 bis 90.000 Euro wäre nicht richtlinienkonform, da sie keine echte Transparenz schafft.

In der Praxis bedeutet das: Für jede Position muss ein definiertes Gehaltsband existieren. Dieses Gehaltsband basiert auf einer Stellenbewertung, die Faktoren wie Qualifikation, Erfahrung, Verantwortung und Marktvergleich berücksichtigt.

Verbot der Gehaltshistorie-Frage

Arbeitgeber dürfen Bewerber künftig nicht mehr nach ihrem aktuellen oder früheren Gehalt fragen. Diese Regelung zielt darauf ab, historische Gehaltsunterschiede nicht fortzuschreiben. Wer unterbezahlt war, soll nicht auf Basis dieses niedrigen Gehalts ein neues Angebot erhalten. In der Praxis müssen Recruiter ihre Interviewleitfäden anpassen und sicherstellen, dass diese Frage weder direkt noch indirekt gestellt wird.

Auskunftsrecht für Mitarbeitende

Bestehende Mitarbeitende erhalten das Recht, Informationen über ihr individuelles Entgeltniveau und die durchschnittlichen Entgeltniveaus von Mitarbeitenden zu erfragen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten — aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Arbeitgeber müssen diese Anfragen innerhalb von zwei Monaten beantworten. Dieses Auskunftsrecht existiert in Deutschland bereits seit 2017, wird aber durch die neue Richtlinie deutlich gestärkt und erweitert.

Berichtspflichten nach Unternehmensgröße

Die Richtlinie führt gestaffelte Berichtspflichten ein:

• Unternehmen mit 250+ Mitarbeitenden: Jährliche Berichterstattung über geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede, ab dem 7. Juni 2027.
• Unternehmen mit 150–249 Mitarbeitenden: Berichterstattung alle drei Jahre, ab dem 7. Juni 2027.
• Unternehmen mit 100–149 Mitarbeitenden: Berichterstattung alle drei Jahre, ab dem 7. Juni 2031.
• Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden: Keine Berichtspflicht, aber alle anderen Regelungen gelten trotzdem.

Liegt der geschlechtsspezifische Gehaltsunterschied bei mehr als 5 Prozent und kann nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Faktoren gerechtfertigt werden, muss das Unternehmen eine gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretern durchführen und Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Gehaltsbänder definieren

Der erste und wichtigste Schritt: Für jede Position im Unternehmen muss ein transparentes Gehaltsband existieren. Dieses Gehaltsband definiert das Minimum, das Maximum und idealerweise einen Mittelwert — basierend auf objektiven Kriterien wie Qualifikation, Berufserfahrung, Verantwortungsumfang und regionalen Marktdaten.

Für viele Unternehmen bedeutet das: Gehälter, die bisher individuell und oft intransparent verhandelt wurden, müssen in ein nachvollziehbares System überführt werden. Das ist Arbeit — aber es ist auch eine Chance, historisch gewachsene Ungleichheiten zu erkennen und zu korrigieren.

Stellenbewertung durchführen

Um Gehaltsbänder objektiv festzulegen, brauchen Sie eine systematische Stellenbewertung. Dabei werden alle Positionen nach einheitlichen Kriterien bewertet und in Vergütungsgruppen eingeordnet. Gängige Methoden sind die analytische Stellenbewertung nach dem Hay-System oder das Korn Ferry Methodik. Auch einfachere Modelle mit fünf bis zehn Faktoren (Komplexität, Führungsverantwortung, Ausbildung, etc.) können für KMU ausreichen.

Pay Equity Analyse durchführen

Bevor Sie Gehaltsspannen veröffentlichen, sollten Sie eine interne Pay Equity Analyse durchführen. Dabei vergleichen Sie die tatsächlichen Gehälter aller Mitarbeitenden mit den definierten Gehaltsbändern — aufgeschlüsselt nach Geschlecht, Position und Abteilung. Ziel ist es, ungerechtfertigte Gehaltsunterschiede zu identifizieren und zu beheben, bevor die Transparenzpflicht greift.

Die Ergebnisse können unangenehm sein: Studien zeigen, dass in deutschen Unternehmen der bereinigte Gender Pay Gap — also der Unterschied bei gleicher Position und vergleichbarer Qualifikation — durchschnittlich bei 6 Prozent liegt. Die Richtlinie setzt die Grenze bei 5 Prozent. Viele Unternehmen haben also Handlungsbedarf.

ATS-System anpassen

Ihr Bewerbermanagementsystem muss die neuen Anforderungen abbilden können:

• Gehaltsfelder in Stellenanzeigen: Jede Stelle braucht ein Pflichtfeld für die Gehaltsspanne, das automatisch in der Veröffentlichung angezeigt wird.
• Interviewleitfaden-Templates: Vorlagen müssen angepasst werden, um die Frage nach dem bisherigen Gehalt explizit auszuschließen.
• Vergütungsdaten-Management: Das ATS sollte Gehaltsbänder pro Position speichern und mit den tatsächlichen Angeboten abgleichen können.
• Audit-Trail: Alle Gehaltsangebote und deren Begründung müssen dokumentiert werden — für den Fall einer Prüfung.

Chancen der Entgelttransparenz

Mehr qualifizierte Bewerbungen

Studien aus Ländern, die bereits Gehaltsspannen in Stellenanzeigen vorschreiben, zeigen einen klaren Trend: Die Anzahl der Bewerbungen steigt, und die Qualität verbessert sich. Der Grund ist einfach — Kandidaten können vorab einschätzen, ob die Stelle finanziell zu ihren Erwartungen passt. Wer sich bewirbt, tut das mit realistischen Gehaltsvorstellungen. Das spart beiden Seiten Zeit und reduziert Absagen in späten Prozessschritten.

Eine Analyse von Indeed aus dem Jahr 2025 zeigt: Stellenanzeigen mit Gehaltsangabe erhalten im Durchschnitt 30 Prozent mehr qualifizierte Bewerbungen als vergleichbare Anzeigen ohne Gehaltsangabe.

Weniger Gehaltsverhandlungen

Wenn die Gehaltsspanne von Anfang an transparent ist, reduziert sich der Verhandlungsaufwand erheblich. Kandidaten wissen, was möglich ist. Recruiter müssen nicht mehr um den heißen Brei reden. Das verkürzt den gesamten Einstellungsprozess und macht ihn für alle Beteiligten angenehmer.

Stärkere Employer Brand

Gehaltstransparenz signalisiert Fairness und Offenheit — zwei Werte, die gerade bei jüngeren Generationen hoch im Kurs stehen. Unternehmen, die früh auf Transparenz setzen, positionieren sich als moderne, vertrauenswürdige Arbeitgeber. In einem angespannten Arbeitsmarkt ist das ein echter Wettbewerbsvorteil.

Herausforderungen und wie Sie sie meistern

Bestehende Gehaltsunterschiede aufdecken

Die größte Angst vieler Unternehmen: Die Pay Equity Analyse deckt Unterschiede auf, die schwer zu erklären — und teuer zu korrigieren — sind. Eine Mitarbeiterin, die seit zehn Jahren 15 Prozent weniger verdient als ihr männlicher Kollege in derselben Position, hat Anspruch auf Nachzahlung. Die Richtlinie sieht vor, dass die Beweislast bei ungerechtfertigten Gehaltsunterschieden beim Arbeitgeber liegt.

Die Empfehlung: Gehen Sie proaktiv vor. Führen Sie die Analyse jetzt durch, korrigieren Sie Unterschiede schrittweise und dokumentieren Sie jeden Schritt. Wer erst handelt, wenn die Richtlinie greift, hat weniger Spielraum.

Interne Kommunikation

Wenn Gehaltsbänder veröffentlicht werden, werden auch bestehende Mitarbeitende genau hinschauen. Verdiene ich am unteren oder oberen Ende meines Bandes? Warum verdient mein Kollege mehr? Bereiten Sie eine klare Kommunikationsstrategie vor, die erklärt, wie Gehaltsbänder zustande kommen, welche Kriterien die Position innerhalb des Bandes bestimmen und wie Mitarbeitende sich weiterentwickeln können.

Regionale Unterschiede abbilden

Ein Softwareentwickler in München hat andere Lebenshaltungskosten als einer in Leipzig. Viele Unternehmen zahlen regional unterschiedliche Gehälter — was grundsätzlich zulässig ist, wenn die Differenzierung auf objektiven Kriterien basiert. Die Gehaltsbänder müssen diese regionalen Unterschiede transparent abbilden.

Praxis-Checkliste: 10 Schritte zur Vorbereitung

1. Bestandsaufnahme: Erstellen Sie eine vollständige Übersicht aller Positionen und aktuellen Gehälter in Ihrem Unternehmen.
2. Stellenbewertung: Bewerten Sie jede Position nach einheitlichen, geschlechtsneutralen Kriterien und ordnen Sie sie in Vergütungsgruppen ein.
3. Marktdaten einholen: Nutzen Sie aktuelle Gehaltsstudien und Benchmarks, um Ihre Gehaltsbänder marktgerecht zu definieren.
4. Pay Equity Analyse: Vergleichen Sie die tatsächlichen Gehälter mit den Sollwerten — aufgeschlüsselt nach Geschlecht, Abteilung und Seniorität.
5. Korrekturen planen: Definieren Sie einen Zeitplan und ein Budget für die Anpassung ungerechtfertigter Gehaltsunterschiede.
6. Gehaltsbänder dokumentieren: Halten Sie für jede Vergütungsgruppe die Bandbreite, die Einstufungskriterien und die Berechnungsmethode schriftlich fest.
7. Recruiting-Prozesse anpassen: Aktualisieren Sie Stellenanzeigen-Templates, Interviewleitfäden und Angebotsschreiben. Entfernen Sie die Gehaltshistorie-Frage aus allen Prozessen.
8. ATS konfigurieren: Stellen Sie sicher, dass Ihr Bewerbermanagementsystem Gehaltsspannen als Pflichtfeld in Stellenanzeigen unterstützt und einen vollständigen Audit-Trail bietet.
9. Führungskräfte schulen: Schulen Sie Hiring Manager und Recruiter zu den neuen Regeln — insbesondere zum Verbot der Gehaltshistorie-Frage und zur Kommunikation von Gehaltsbändern im Interview.
10. Kommunikationsstrategie entwickeln: Bereiten Sie eine interne Kommunikation vor, die bestehenden Mitarbeitenden erklärt, wie Gehaltsbänder funktionieren und was sich für sie ändert.

Wie ein ATS bei der Umsetzung hilft

Die Entgelttransparenzrichtlinie stellt neue Anforderungen an Ihre Recruiting-Infrastruktur. Ein modernes ATS kann die Umsetzung erheblich erleichtern:

• Automatische Gehaltsangabe: Gehaltsspannen werden als Pflichtfeld in der Stellenanzeige konfiguriert. Keine Veröffentlichung ohne Gehaltsangabe — Compliance by Design.
• Stellenanzeigen-Templates: Zentral verwaltete Vorlagen stellen sicher, dass alle Anzeigen die erforderlichen Informationen enthalten — inklusive Gehaltsspanne, Vergütungsgruppe und Einstufungskriterien.
• Interview-Compliance: Interviewleitfaden-Templates können so konfiguriert werden, dass die Gehaltshistorie-Frage explizit ausgeschlossen und stattdessen die Gehaltserwartung im Rahmen des definierten Bandes besprochen wird.
• Vergütungsdaten-Integration: Verknüpfung der Stellenanzeige mit hinterlegten Gehaltsbändern ermöglicht eine automatische Plausibilitätsprüfung: Liegt das tatsächliche Angebot innerhalb des definierten Bandes?
• Audit-Trail und Reporting: Alle Gehaltsangebote, Verhandlungen und Entscheidungen werden dokumentiert. Im Fall einer Prüfung durch Behörden oder bei internen Auskunftsanfragen können Sie lückenlos nachweisen, wie Gehaltsentscheidungen zustande kamen.
• Analytics: Auswertungen über das Verhältnis von Gehaltsangebot zu Gehaltsband, aufgeschlüsselt nach Position, Geschlecht und Abteilung, helfen Ihnen, Ungleichheiten frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.

Fazit: Die Entgelttransparenzrichtlinie ist mehr als eine weitere Compliance-Pflicht. Sie ist eine Chance, Ihr Recruiting fairer, effizienter und attraktiver zu gestalten. Unternehmen, die jetzt vorbereiten, haben einen Vorsprung — nicht nur bei der Compliance, sondern auch im Wettbewerb um die besten Talente. Wer Gehaltsspannen transparent kommuniziert, zieht die richtigen Kandidaten an und spart sich langwierige Verhandlungen. Und wer sein ATS rechtzeitig anpasst, stellt sicher, dass die neuen Anforderungen nahtlos in bestehende Prozesse integriert werden.